#المهام_والمسؤليات_الخاصة_بالوظيفة :
1. التشاور مع مدير البرامج ومدير الدعم اللوجستي لتحديد الانواع الرئيسية من السلع والخدمات التي ستكون هناك حاجة لها في المدى القريب بناء على الملف الحالي للبرامج والعمليات، واستخدام هذا لإجراء تقييمات منتظمة للسوق حول أفضل المصادر والأسعار.
2. التشاور مسبقا مع المؤسسات النظيرة والقطاع الخاص لتحديد موردين محتملين جدد والذين يمكن اضافتهم إلى القائمة المحدثة للموردين المعتمدين (ASL) لدينا، وقدر الامكان تطوير العلاقات مع أقرب مصدر للإنتاج أو الاستيراد، وبحث تقديم حزمة طلبات واحدة مع المؤسسات النظيرة، للتفاوض على أفضل الأسعار والشروط اعتمادا على مقياس اقتصادي مشترك.
3. المحافظة على علاقة عمل متواصلة مع الموردين المحليين، وزيارة المخازن ومرافق الإنتاج للتأكد من ان شروط العقد يتم احترامها وذلك متى اقتضت الحالة.
4. تأكيد التحقق من أهلية جميع الموردين الجدد قبل إضافتهم إلى لائحة الموردين المعتمدين
5. التأكد من أن جميع المشتريات تتم بكفاءة ووفقا لسياسيات ودليل مشتريات المؤسسة وبما يتفق مع متطلبات الجهات المانحة ذات الصلة.
6. مراجعة جميع طلبات الشراء (PRs) والتحقق من السعر المستهدف وأن كافة المواصفات والمتطلبات واضحة وتم الحصول على جميع التراخيص المقابلة.
7. التأكد من أن جميع طلبات عروض الأسعار (RFQs) تعرض بوضوح جميع المواصفات والمتطلبات كما ورد في طلب الشراء (PR).
8. استلام ومراجعة جميع العطاءات وعروض الأسعار وفقا للسعر المستهدف والمواصفات، وإعداد ورقة ملخص عروض الاسعار.
9. التفاوض دائما مع الموردين بشأن تخفيضات الأسعار، وشروط الدفع والتسليم المفضلة، وخيارات الشحن عند الضرورة.
10. اعداد وثائق عروض الأسعار والمناقصات طبقا لجداول الكميات وطلبات الشراء.
11. تحديد بنود السداد والتسليم؛ وإعداد أوامر الشراء (PO)، وصياغة العقود حسب الحاجة.
12. ملء جميع وثائق المشتريات بشكل سليم وحفظ السجلات والتدقيق، والحفاظ على ملفات الكترونية وورقية منظمة للطلبات الفاعلة والانشطة اللاحقة مثل إشعارات التغيير، والتغييرات في الجداول الزمنية والتسليمات الجزئية.
13. الحفاظ على قائمة موردين معتمدين (ASL) محدثة بالمعلومات عن الاسعار حسب السلع والخدمات وتصنيف الأداء بناء على التقييمات الأخيرة بعد التسليم.
14. إنشاء ملفات للموردين تشمل جميع التفاصيل اللازمة من قبل قطاع الخدمات (مثل موردين القرطاسية، وموردين الأدوات الكهربائية، وموردين الاجهزة، ....... الخ)
15. تتبع حالة كل طلب شراء واعلام الادارة وطالبي المشتريات بالمستجدات من خلال تقارير حالة المشتريات (PSRs) المنتظمة.
16. اعداد تقرير تقييمي دوري عن أداء المورد/ البائع مع التوصيات بناء على سجل متابعة / مسار التسليم (كل 6 أشهر على الأقل).
17. التأكد من ان الموظفين المعينين للاستلام (اداريا او لوجستيا) لديهم إشعار مسبق بأكبر قدر ممكن حول الوقت المتوقع لتسليم السلع حتى يكونوا على استعداد تام لإعداد مذكرة استلام السلع (GRN) بشكل كامل.
18. تقديم تفاصيل حول مشتريات الأصول الثابتة (النوع والكمية، والمورد، والأسعار، ورقم التمويل/ المشروع، واسم الشريك، الخ) إلى الموظفين المسؤولين عن إدارة الممتلكات.
19. التواصل مع الموردين لاستعادتهم أي بضاعة تالفة أو فيها خطأ بالطلب، وضمان استبدال أو استكمال البضائع المطلوبة إذا كان لا يزال قابل للتطبيق.
للتقديم يرجى إرسال السيرة الذاتية على الإيميل التالي :
[email protected]
